dinsdag 27 september 2011

Blog 1. ERP gekoppelde reporting via Excel.

Als financial heb ik altijd interesse gehad om mijn werkzaamheden zo goed mogelijk te automatiseren en zo efficiënt mogelijk in te richten. Daarbij is het van groot belang om relevante informatie goed en gestructureerd in een ERP systeem vast te leggen.
Doe je dat niet, dan wordt de informatievoorziening onvolledig.
“garbage in is garbage out”

Eigenlijk zijn alle ERP systemen goed toegerust op het vastleggen van allerhande (financiële) informatie, alleen schort het nogal eens aan de informatie-output. Vaak zijn er een aantal standaard rapporten beschikbaar, maar die blijken vaak niet voldoende.

Ik had grote behoefte om door middel van diverse reports overzichten te creëren en te rapporteren over:
  • De cashflow-ontwikkeling voor + 2/3 maanden.
  • De salesperformance en marge per regio, medewerker, productgroei.
  • Een forecast op basis van de beschikbare orderportefeuille en budget.
  • Een (geconsolideerde) P&L en balans overzicht per einde periode, YTD en budget.
  • De PBC lijst van de halfjaarlijkse accountantscontrole en zoveel mogelijk hiervan te  automatiseren. (scheelt een hoop aan accountantskosten)
  • Een 2 wekelijkse kredietrapportage voor de bank om de ruimte van de borrowing base te berekenen.
  • Een automatische afloopcontrole voor de vreemde valuta-contracten.
  • Een voorraadanalyse waarin vermeldt ouderdom, batch- gerelateerde inkoopprijzen, omloopsnelheid, afzet, omzet- en margebijdrage.
  • Een afdelingsafhankelijk dashboard met KPI’s
  • En zo kan ik nog wel even doorgaan!

Alle informatie hiervoor was aanwezig, alleen hoe kreeg ik die gestructureerd in de diverse rapportages? De database-structuur van diverse ERP systemen lijkt soms opzettelijk complex te zijn ingericht of vanuit het verleden verkeerd te zijn opgezet en doorontwikkeld.

Kijk maar eens naar de Sql database van Exact voor Globe. Het aantal bestanden en tabellen is zo groot geworden, dat het onbegonnen werk is om dit aan elkaar te knopen. Voor Exact moest ik destijds externe hulp inroepen om de juiste queries* te laten ontwikkelen.
*Queries zijn informatiefilters van een database, waarin alleen de relevante gefilterde informatie aanwezig is. 
Ik denk dat bijna alle ERP rapporten (standaard en maatwerk) worden gebaseerd op deze queries. Druk binnen Exact voor Globe in een rapport maar eens op Ctrl + Q en de relevante query wordt zichtbaar.

Hoe ver ben ik destijds zelf gekomen?
Nadat ik externen verzocht had om diverse queries met informatie te maken, kon ik die via Excel middels de optie “gegevens” binnenhalen (zie onderstaande afbeelding).

Dit is Excel 2010, 2007 is qua scherm gelijk.

Vervolgens gebruikte ik de draaitabellen (pivots) om de data overzichtelijk te rangschikken en rapporten mee te bouwen. Al snel ontstond het probleem dat draaitabellen een limiet aan dataverwerking hebben. Werd de data-output te groot, dan liep je draaitabel vast.

Het is best vreemd dat ondanks het feit dat het merendeel van de Nederlandse MKB bedrijven Exact gebruikt en iedereen behoefte heeft aan “eigen” rapporten, men nog steeds dure externe hulp moet inschakelen om die maatwerkqueries te laten bouwen. Er is kennelijk geen query op het internet beschikbaar of er is geen behoefte om de kennis te delen. De onwetendheid of matige interesse over dit onderwerp zorgt er voor dat we teveel geld aan externen betalen voor onze informatievoorziening.

Wat zou het geweldig zijn als je queries per ERP pakket zou kunnen bundelen en op internet beschikbaar kon stellen. Iets soortgelijks heb ik ondervonden toen ik met SAP B1 ging werken en ik ben ervan overtuigd dat dit voor meer ERP pakketten geldt.

De voordelen.
Denk je eens in welke kostenbesparingen je zou kunnen doorvoeren als je gekoppelde standaard- en maatwerkrapporten vanuit diverse ERP systemen automatisch in Excel zou kunnen publiceren, waarmee je vervolgens kunt rekenen en waaraan je zelfs externe informatie zou kunnen toevoegen.
  • De accountantskosten kunnen naar beneden.
  • De maandafsluiting wordt sneller en beter.
  • De management stuurinformatie is altijd up-to-date, kan omvangrijker en/of specifieker.

Een hoop vragen zijn bij mij opgekomen waarop ik antwoorden wilde hebben:
  • Waarom zijn deze queries niet gewoon op internet te downloaden?
  • Hebben andere financials niet dezelfde informatiebehoefte?
  • Is er één gebruiksvriendelijke add-in voor meerdere ERP pakketten in Excel.
  • Naar welke rapporten is dan de meeste vraag?
  • Zou het ook mogelijk zijn om externe informatie aan bestaande informatie te koppelen?
  • Kunnen rapportages via het web worden gepubliceerd?

Ik ben het gaan uitzoeken en werd  spontaan gevraagd om in een projectgroep deel te nemen die zich bezighield met de oplossing van een hoop van mijn vragen.

Lees verder in mijn volgende blog (2)