zaterdag 8 oktober 2011

Blog 3. PowerPivot, de juiste versie en installatie.

Wat zegt Microsoft over Powerpivot?
PowerPivot voor Excel 2010 is een hulpprogramma voor gegevensanalyse met een ongekende computermatige kracht die rechtstreeks beschikbaar is in de software waarmee gebruikers al vertrouwd zijn: Microsoft Excel.
Met deze invoegtoepassing voor Excel kunt u grote hoeveelheden gegevens zeer snel omzetten in nuttige informatie, zodat u over de benodigde antwoorden beschikt.
U kunt de resultaten eenvoudig met anderen delen. Via PowerPivot kunt u zelfs de bedrijfsefficiëntie van de IT-afdeling verbeteren met SharePoint-beheerprogramma's.

Wat is kortweg het verschil met een normale Pivot?
Powerpivot kan met een veel hogere snelheid, veel meer data verwerken.
Ik heb me laten vertellen, tot 5 miljoen berekeningen per seconde en tot 1 miljard mutaties.
(afhankelijk natuurlijk van de processor en intern geheugen van je computer)
Bij mij liepen grote databestanden met de gewone draaitabel vaak vast door de databeperking van de draaitabel. Bovendien kun je in Powerpivot zelf queries en links maken tussen verschillende tabellen. Powerpivot heeft wel iets weg van een mix tussen Access en de draaitabel.

Mijn systeem:
Met welke hardware werk ik?
Een HP desktop met dualcore processor en 3GB intern geheugen.
Met welke software?
Windows XP SP3 en Excel2010 (32-bits versie)

Installatie:
1.      Voorbereiding
a.      Als je besturingssysteem niet voldoet aan, Microsoft® Windows® 7 or Microsoft® Windows® Server 2008 R2, installeer dan eerst : Net framework 4.0 (dotNetFx40_Full_setup.exe)   http://www.microsoft.com/downloads/nl-nl/details.aspx?FamilyID=9cfb2d51-5ff4-4491-b0e5-b386f32c0992
c.       Zorg dat je Excel2010 en alle gedeelde onderdelen in Office2010 hebt geïnstalleerd.


2.      Installatie:
a.      Zorg dat je de juiste versie van powerpivot gebruikt. Ik had eerst de standaard versie, maar hierin missen een aantal features die zeer welkom zijn.
b.      Code name 'Denali' PowerPivot for Microsoft® Excel is er niet in het nederlands, maar de engelse versie werkt goed samen met een Nederlandse versie van Excel2010. Hier de juiste link: http://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/3774.aspx
c.       Let op dat je de juiste keuze maakt tussen de 32 of 64 bits versie
d.      Lees nog even goed de system requirements en instructions door, zodat je zeker weet dat het straks ook goed werkt op je systeem.
e.      Klik op download en als het goed is, wordt dit bestand in je downloadmap opgeslagen.
f.        Zorg dat Excel2010 in gesloten en dubbelklik op dit bestand, volg de instructies op het scherm.
g.      Als alles goed gaat wordt nu de add-in in Excel2010 geïnstalleerd.

3.      Look and feel
Wat is er nu gebeurd?
Als je Excel opent, is er een nieuw tabblad voor de PowerPivot aangemaakt.
(rode pijl).


(Vervolg blog 4, de kennismaking en eerste oefeningen.)










Iemand vroeg aan mij, maakt het zoveel uit welke Windows versie je gebruikt?


Mijn antwoord :Dat maakt zeker uit.

In oudere versies is niet alle benodigde software geïnstalleerd.
Hieronder een beschrijving wat in elk geval aanwezig hoort te zijn VOORDAT je PP gaat installeren.

1.0 MS OFFICE 2010. (tenminste de met rood omrande instellingen)


2.1 De installatie van PowerPivot mislukt als de runtime van VSTO 4.0 niet is geïnstalleerd
U moet de runtime van Visual Studio Tools for Office (VSTO) 4.0 installeren voordat u PowerPivot installeert. U kunt de VSTO-runtime downloaden in het Microsoft Downloadcentrum Beschrijving: http://social.technet.microsoft.com/wiki/cfs-file.ashx/__key/communityserver-components-sitefiles/10_5F00_external.png .
Dit probleem is alleen van toepassing op gebruikers van Office 2010. Wanneer Office 2010 SP1 is uitgebracht, hoeft de VSTO-runtime niet meer afzonderlijk te worden gedownload.

2.2 .NET Framework 4.0 vereist op de computer
Als .NET Framework 4.0 niet is geïnstalleerd op uw computer, wordt de SQL Server-versie met codenaam "Denali" van PowerPivot for Excel CTP3 wel geïnstalleerd, maar wordt het tabblad PowerPivot niet weergegeven op het Excel-lint. U moet .NET Framework 4.0 installeren.

Denk er daarnaast aan dat voor Windows 7 de 64 bits versie van PP moet worden geïnstalleerd. http://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/3774.aspx

Tenslotte, als er in verkeerde volgorde is geïnstalleerd, zul je PP moeten deinstalleren, de ontbrekende software moeten installeren en daarna opnieuw PP installeren.

dinsdag 4 oktober 2011

Blog 2. Transparantie en gebruikersgemak

Eigenlijk door toeval kwam ik weer in contact met een oude relatie die al een aantal jaren met dezelfde vragen rondliep. Twee jaar gelden was hij al ver gevorderd met het bouwen van queries via een ontwikkelde Excel add-in tool. Het probleem waar hij tegenaan liep was, dat de ontwikkelde tool eigenlijk niet gebruikersvriendelijk en niet transparant was.  
De uitkomsten waren echter veelbelovend.
Razendsnelle reports in Excel via queries die direct aan diverse ERP databases waren gekoppeld. Door mijn enthousiasme over de tool en mijn eigen interesse in automatiseren van diverse rapporten, zijn toen een aantal standaard reports in Excel ontwikkeld die snellere en meer overzichtelijke informatie gaven als de standaard rapporten uit de ERP software zelf. In dit geval SAP B1.

Gezien de  intransparante methodiek van de tool, moest ik telkens nog de hulp van adviseurs inschakelen.  We hebben met die tool onder meer gebouwd aan een liquiditeitsmodule waarin alle relevante data werd meegenomen.
Dus budget, debiteur/crediteur, btw, orderportefeuille en zelfs leads.
Als voorbeeld: Als een accountmanager een lead had, waarbij de kans op succes > 70% was, werd deze lead meegewogen in de toekomstige verwachting van liquiditeit. Iedere nieuwe order die in het systeem werd gezet, werd direct volautomatisch in het model betrokken inclusief de inkoopverplichtingen die daaruit voortvloeide. De liquiditeitsprognose gaf inzicht in de komende 3 a 4 maanden.

Het idee om een transparante module te gebruiken, waarbij gebruikers veel meer zelfstandig kunnen aanpassen en ontwikkelen, kwam na de introductie van Office 2010 in zicht.

Toen Microsoft haar Officepakket 2010 ontwikkelde, hield MS rekening met de behoefte dat gebruikers  op een gebruiksvriendelijkere manier tussen SQL databases en Office moesten kunnen communiceren.  De bestaande optie draaitabellen voldeed, gezien de toenemende vraag naar informatie, niet meer. De draaitabellen (pivots) lopen bij grotere datatanken al snel vast en worden dan relatief traag in de verwerking. Bovendien zou het wenselijk zijn, als de gebruiker, zelf de data van meerdere tabellen relatief eenvoudig aan elkaar kon knopen.

Microsoft kwam met een gratis add-in voor Excel, PowerPivot.

(vervolg blog 3), welke versie, installatie met uitleg.